南京理工大学资助研究生参加国际学术交流活动派出管理须知
为规范bet体育365官网正规资助研究生出国（境）参加国际学术交流活动的派出管理工作，特制定本须知。
一、出国前须提交的借款材料
（一）参加国际学术会议
1.南京理工大学研究生国际会议借款单（由研究生管理信息系统生成并导出打印）
3.财务预约单（预约金额应为整数，且在限额以内尽量接近预估报销金额；bet体育365官网正规领导在线审核后打印）
4.签证复印件
5.护照复印件
6.邀请信复印件（须含论文录用信息）
7.机票电子行程单复印件 （若还未购买机票，请提供有意向购买的航班信息的打印件）
8.注册费缴纳标准
9.收录论文全文（请附全文收录证明，即会议收录文章刊出信息说明）
（二）联合培养
1.南京理工大学博士生联合培养借款单（由研究生管理信息系统生成并导出打印）
3.财务预约单（预约金额应为整数，且低于限额；bet体育365官网正规领导在线审核后打印）
4.护照复印件
5.签证复印件
6.邀请信复印件
7.机票电子行程单复印件 （若还未购买机票，请提供有意向购买的航班信息的打印件）
8.南京理工大学行前教育自测卷
9.如有变更，需提交南京理工大学博士生联合培养计划变更表(系统生成，如需变更计划，请按要求于原批准的起始日期前30天提交此表至bet体育365官网正规)
（三）机票购买说明
请资助对象获得资助资格后尽早办理出国手续，以保证至少在出行前30天获得签证并购买机票（经济舱机票，航班须在会议开始前一天出发，会议结束后第一天返程），如有特殊情况，须说明原因。
二、归国后须提交的核销材料
资助对象须在回国两周内（节假日除外）做全校公开的国际学术交流报告，根据派出类型将核销材料的纸质版交至bet体育365官网正规培养办公室。
（一）参加国际学术会议的核销材料
1.南京理工大学研究生参加国际学术交流活动核销单（系统生成导出打印；A类会议宣读奖励（须全文被收录）1000元，自行在“项目开支明细”中填写）
3.护照中本人信息页、签证页、出入境记录页的复印件
4.会议注册费收据及缴费标准（主要事项请用中文标注）
5.往返机票的行程单、登机牌
6.其他原始票据原件（须含住宿发票；凡境外发票的电子打印件，需附银行付款对账单）
7.邀请信或论文录用通知
8.收录论文全文（请附全文收录证明，即会议收录文章刊出信息说明）
9.会议日程安排（如宣读论文，请附宣读的详细安排）
10.国际会议总结报告
提纲.doc
11.国际会议本人报告照片（缩印即可）
12.校内国际学术交流报告现场和海报照片（缩印即可）
（二）联合培养的核销材料
1.南京理工大学研究生参加国际学术交流活动核销单.doc（系统生成导出打印）
2..
南京理工大学回国报到单
4.护照中本人信息页、签证页、出入境记录页的复印件
5.往返机票行程单、登机牌
6.其他原始票据原件（凡境外发票的电子打印件，需附银行付款对账单）
7.邀请信
8.联合培养总结报告提纲.doc
9.留学单位科研相关照片（缩印即可）
10.校内国际学术交流报告现场和海报照片（缩印即可）
（三）校内国际学术交流报告要求
1.时间：建议报告时间40分钟；
2.场地：以学术交流中心为主，由资助对象自行申请，学术交流中心联系电话84303012；
3.海报：提供报告信息（照片、报告题目及简介、个人简介、时间及地点）至bet体育365官网正规印刷厂制作海报，可张贴在bet体育365官网正规大厅、学院大厅、教研室、研究生公寓等地方，印刷厂联系电话84315914；
4.将海报照片发送至培养办邮箱gsjwb@njust.edu.cn，由bet体育365官网正规在主页发布。
5.建议将海报张贴至学院大厅、bet体育365官网正规大厅及其他研究生较多的地点
6.照片：拍取本人报告及现场照片。
7.请将南京理工大学国际学术交流报告审查表提交至培养办。
注：所有证明材料和票据中，请申请人用铅笔标注关键信息，如姓名、时间、金额、用途等
三、财务办理流程及要求
1. 资助对象按要求准备借款或核销材料（发票请提前按财务报销要求粘贴http://cwc.njust.edu.cn/）。
2. 登录研究生管理信息系统填写借款或核销申请，由导师和学院审核后即可打印。
3. 将所有纸质借款或核销材料交至研究生院培养办（用燕尾夹固定），一般审核时间为五个工作日。
4. 根据bet体育365官网正规财务管理规定，还需满足财务处关于校助研究生出国财务手续的要求，携以上所有材料及财务预约单至bet体育365官网正规直接办理。
5.财务网上预约说明：申请人须用导师账号在财务系统预约借款及核销。项目经费本号：AE91309，项目负责人为bet体育365官网正规常务副院长杨力。
财务预约单在线预约，预约完成后须告知bet体育365官网正规负责老师，经bet体育365官网正规领导在线审核后打印提交bet体育365官网正规。
6. 联合培养博士研究生需提交南京理工大学回国报到单。
具体的项目申报、借款、核销及派出等可查看以下指南：
四、签证办理相关证明材料
bet体育365官网正规可开具在读证明和资助证明，以方便资助对象办理签证。如需开具，请至bet体育365官网正规培养办办理，具体证明开具要求如下：
1.证明所用纸张：请使用南京理工大学公函纸（抬头印有“南京理工大学”名称，纸面上有南京理工大学的地址、电话、传真和邮编）；
2.在读证明（在读证明.doc）的内容包括：介绍申请人的基本情况，包括姓名、性别、出生日期、就读时间、就读院系及其专业；
3.资助证明（财力证明.doc）的内容包括：简要说明此次出国的情况，包括资助经费、出国身份、出国期限等。
4.bet体育365官网正规法人证明材料可直接至bet体育365官网正规培养办登记领取。
注：模板仅供参考，请根据自身情况酌情修改。
五、其他说明
1、申请人须于研究生管理信息系统中在线完成项目申报、变更（含取消）、延期出国、借款、延期回国、核销等申请流程，相应表格在导师和院系审核通过后方可生成并打印，后按要求将相关材料交至bet体育365官网正规培养办。
2、申报和变更流程的院系审核人为院系研究生教务员，借款和核销流程的院系审核人为院系研究生辅导员。
3、请符合资助条件的资助对象尽快取得签证并准备相应材料，并于工作日时间至bet体育365官网正规培养办公室办理相关手续。